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Geschäftsordnung für die Fachausschüsse

Ausgabe 19.10.2017

Inhalt:

  1. Allgemeines
  2. Aufgaben
  3. Gründung von Fachausschüssen
  4. Abstimmungen und Wahlen
  5. Vertraulichkeit
  6. Compliance
  7. Struktur der Fachausschüsse
  8. Struktur der Unterausschüsse
  9. Geschäftsführung; Aufgaben der Fachausschuss- bzw. Unterausschuss-Vorsitzenden
  10. Veröffentlichungen und Aufstellung technischer Regeln
  11. Archivierung der Fachausschuss- und Unterausschuss-Dokumente
  12. Auflösung eines Fachausschusses

1.   Allgemeines

Diese Geschäftsordnung regelt Gründung, Aufbau und Arbeitsweise der gemäß § 10 der Satzung der DGZfP e.V. gebildeten Fachausschüsse und Unterausschüsse sowie Arbeitsgruppen. Im Rahmen dieser Geschäftsordnung können die Fachausschüsse individuell weitere Einzelheiten zu Aufgaben und Arbeitsweise festlegen, soweit dies notwendig erscheint und der Vorstand zustimmt.

2   Aufgaben

Die Fachausschüsse bearbeiten im Auftrag der Mitgliederversammlung, des Beirates, des Vorstandes oder auf eigene Initiative bestimmte Aufgaben; sie erarbeiten insbesondere technische Regeln und Vorgaben von Ausbildungsinhalten. Ebenso bearbeiten sie fachliche Anfragen, die von Mitgliedern an sie herangetragen werden. In ihren Sitzungen und in anderen Veranstaltungen, z. B. Seminaren, Kolloquien oder dergleichen, wird Gelegenheit geboten, Erfahrungen auszutauschen und Wissen zu vermitteln.

3.   Gründung der Fachausschüsse

3.1   Mitgliederversammlung, Beirat oder Vorstand können zur Bearbeitung bestimmter Aufgaben die Bildung von Fachausschüssen veranlassen.

3.2   Es steht den Organen der DGZfP e.V. frei, die Gründungsmitglieder des Fachausschusses zu bestimmen oder eine Gründungsversammlung durch den Geschäftsführer einberufen zu lassen, in der alle für eine Mitgliedschaft im Fachausschuss in Betracht kommenden Mitgliedergruppen der DGZfP e.V. vertreten sein sollen. In diesem Fall legt die Gründungsversammlung fest, wer Mitglied des Fachausschusses sein wird; sie macht - soweit nötig - Vorschläge zur Erweiterung des Mitgliederkreises und regelt gegebenenfalls die Aufteilung der Arbeiten auf Unterausschüsse. Der Geschäftsführer veranlasst die organisatorischen Vorarbeiten in Zusammenarbeit mit Vorstand und Geschäftsstelle.

4.   Abstimmungen und Wahlen

4.1   Abstimmungen
Stimmberechtigt sind nur Mitglieder der Fach- und Unterausschüsse.
Grundsätzlich *) gilt für Abstimmungen das Konsensprinzip.
Sollte es nicht möglich sein, zu einer Entscheidungsfindung ohne Gegenstimmen zu kommen, gilt das Mehrheitsprinzip. Bei Stimmengleichheit entscheidet der amtierende FA-Vorsitzende.
Sollten mehrere Mitglieder bei derselben Firma beschäftigt sein, wird grundsätzlich *) nur eine Stimme pro Firma/Organisation und Standort gezählt.

4.2   Wahlen
Stimmberechtigt sind nur Mitglieder der Fach- und Unterausschüsse.
Grundsätzlich *) gilt für Wahlen das Konsensprinzip.
Sollte es nicht möglich sein zu einer Entscheidungsfindung ohne Gegenstimmen zu kommen, gilt das Mehrheitsprinzip. Als gewählt gilt derjenige, der die Mehrheit der abgegebenen Stimmen auf sich vereint.
Sollten mehrere Mitglieder bei derselben Firma beschäftigt sein, wird grundsätzlich *) nur eine Stimme pro Firma/Organisation und Standort gezählt.

*) "grundsätzlich" in der Rechtssprache: Vom Grundsatz her, aber mit Ausnahmen, also: "in der Regel".

5.   Vertraulichkeit

Im Rahmen der Tätigkeit für die DGZfP e.V. erlangen Gremien-Mitglieder und Gäste in den DGZfP-Gremien Kenntnisse und Informationen über Daten der DGZfP e.V. und der DGZfP Ausbildung und Training GmbH, die der Vertraulichkeit unterliegen.
Insbesondere Kenntnisse und Informationen zu Prüfungsfragen unterliegen einer strengen Vertraulichkeit und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Dies gilt auch für personenbezogene Informationen über Mitglieder und Kunden der DGZfP e.V. und der DGZfP Ausbildung und Training GmbH, die nicht offenkundig sind, außer die Betreffenden haben einer Weitergabe ausdrücklich zugestimmt.
Informationen über Ausbildungsunterlagen und DGZfP-Regelwerke (z.B. Richtlinien, Merkblätter Handbücher etc.), die für die Erstellung dieser Dokumente notwendig sind, sind vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an Dritte bedarf der Zustimmung der DGZfP e.V.
Mitglieder und Gäste des Fachausschusses sind verpflichtet, dies in einer Vertraulichkeitserklärung zu bestätigen.

6.   Compliance

Da die DGZfP, Unternehmen, die miteinander im Wettbewerb stehen, Foren zum gemeinsamen Austausch anbietet, legt die DGZfP höchsten Wert darauf, dass gesetzliche Bestimmungen und die für die Mitglieder und Gäste im Fachausschuss jeweils geltenden eigenen Unternehmensregeln, bei jeder DGZfP-Aktivität (z.B. Sitzungen von Fach- bzw. Unterausschüssen) ausnahmslos beachtet werden. Sollten Mitglieder und Gäste nicht an eigene Unternehmensregeln gebunden sein, gilt die Compliance-Richtlinie der DGZfP.

7.   Struktur der Fachausschüsse

7.1   Mitgliedschaft
Die Fachausschüsse setzen sich aus ehrenamtlich tätigen Gremien-Mitgliedern zusammen. Die Anzahl der Mitglieder sollte in der Regel auf je 21 begrenzt sein.
Über die Zusammensetzung der Mitglieder entscheidet der Fachausschuss per Abstimmung auf den Sitzungen. Die Fachausschuss-Mitgliedschaft ist nicht auf andere Personen, wie z.B. Kollegen o.ä., übertragbar.
Die Mitglieder eines Fachausschusses sollten persönliches Mitglied der DGZfP e.V. sein oder einer Mitgliedsfirma angehören.
Bei dreimaliger unentschuldigter Abwesenheit auf den Sitzungen in Folge kann das Mitglied aus dem Gremium ausgeschlossen werden.
Der Vorsitzende kann Gäste zu den Sitzungen einladen. Sie erhalten keinen Zugang zu den Dokumenten und sind nicht stimmberechtigt.

7.2   Wahl der Fachausschuss-Vorsitzenden Die Fachausschüsse wählen aus ihrer Mitte ihre Fachausschuss-Vorsitzenden und -Stellvertreter (s.a. 4.2). Der Vorstand der DGZfP e.V. hat bei der Wahl ein Vorschlags- und Einspruchsrecht.
Die Wahlen werden auf den Sitzungen durchgeführt und müssen rechtzeitig - spätestens 4 Wochen vor dem Sitzungstermin - mit der Einladung den Mitgliedern angekündigt werden. Die Amtszeit beträgt 3 Jahre. Eine Wiederwahl ist mehrfach zulässig. Der Vorstand leitet, soweit es ihm möglich ist, die Wahl.

7.3   Unterausschüsse
Fachausschüsse können mit Zustimmung des Vorstandes der DGZfP e.V. Unterausschüsse, insbesondere auch zum Thema Ausbildung, gründen.

7.4   Arbeitsgruppen
Für zeitlich und thematisch begrenzte Aufgaben können Arbeitsgruppen gebildet werden, die aus einigen Mitgliedern des Fachausschusses bestehen. Dabei ist ein Leiter zu benennen. Arbeitsergebnisse der Arbeitsgruppen sind dem Fachausschuss zur Abstimmung vorzulegen.

8.   Struktur der Unterausschüsse

8.1   Mitgliedschaft
Die Unterausschüsse setzen sich aus ehrenamtlich tätigen Gremien-Mitgliedern und Gästen zusammen. Die Anzahl der Mitglieder sollte in der Regel auf je 15 begrenzt sein. Die Vorsitzenden der Unterausschüsse werden als Mitglieder in den betreffenden Fachausschuss aufgenommen.
Über die Zusammensetzung der Mitglieder entscheidet der Unterausschuss per Abstimmung auf den Sitzungen. Die Unterausschuss-Mitgliedschaft ist nicht auf andere Personen, wie z.B. Kollegen o.ä., übertragbar.
Die Mitglieder eines Unterausschusses sollten persönliches Mitglied der DGZfP e.V. sein oder einer Mitgliedsfirma angehören.
Bei dreimaliger unentschuldigter Abwesenheit auf den Sitzungen in Folge kann das Mitglied aus dem Gremium ausgeschlossen werden.
Der Vorsitzende kann Gäste zu den Sitzungen einladen. Sie erhalten keinen Zugang zu den Dokumenten und sind nicht stimmberechtigt.

8.2   Wahl der Unterausschuss-Vorsitzenden
Die Unterausschüsse wählen aus ihrer Mitte ihre Vorsitzenden und Stellvertreter (s.a. 4.2).
Die Wahlen werden auf den Sitzungen durchgeführt und müssen rechtzeitig - spätestens 4 Wochen vor dem Sitzungstermin - mit der Einladung den Mitgliedern angekündigt werden. Die Amtszeit beträgt 3 Jahre. Eine Wiederwahl ist mehrfach zulässig.

8.3   Arbeitsgruppen
Für zeitlich und thematisch begrenzte Aufgaben können Unterausschüsse Arbeitsgruppen bilden, die aus einigen Mitgliedern des Unterausschusses bestehen. Dabei ist ein Leiter zu benennen. Arbeitsergebnisse der Unterausschüsse und Arbeitsgruppen sind dem Fachausschuss zur Abstimmung vorzulegen.

9.   Geschäftsführung; Aufgaben der Fachausschuss- bzw. Unterausschuss-Vorsitzenden

Der Fachausschuss- oder Unterausschuss-Vorsitzende leitet die Arbeiten des betreffenden Gremiums; er ist dessen Sprecher. Er lädt spätestens 4 Wochen vor dem Termin alle Mitglieder und Gäste schriftlich zu den Sitzungen ein, legt die Tagesordnung fest und leitet die Sitzungen.

Die Tagesordnung enthält mindestens die folgenden Punkte:
• Festlegung und Genehmigung der Tagesordnung
• Genehmigung des Berichtes der letzten Sitzung
• Protokollführung
• Überprüfung der Mitgliederliste (u.a. Dokumentation Ein- und Austritte)
• ggf. Wahl der/des Vorsitzenden und der/des Stellvertreter(in)s
• Wissenswertes für andere Fachausschüsse
• Ort und Zeit der nächsten Sitzung

Der Entwurf der Einladung sollte spätestens eine Woche vor dem Versandtermin der Geschäftsstelle vorliegen. Die Einladungen werden von der DGZfP-Geschäftsstelle per Email versandt.
Die vom Vorsitzenden freigegebenen Berichte über die Sitzungen sollten zeitnah den Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Die Berichte können vom Vorsitzenden direkt in den Dokumenten-Ordner hochgeladen werden (s. 11. Archivierung). Der Bericht wird auf der nächstfolgenden Sitzung von den Mitgliedern des Fach- bzw. Unterausschusses genehmigt.
Ein zusätzlicher Email-Versand erfolgt nicht. Die Fachausschuss-Berichte stehen allen Fachausschuss-Vorsitzenden und Arbeitskreis-Leitern zur Einsicht zur Verfügung. Über den „Newsletter“ kann der Vorsitzende/Stellvertreter ergänzende Mitteilungen an die Mitglieder versenden.
Der Vorsitzende des Fachausschusses liefert den Beitrag für den Tätigkeitsbericht der DGZfP e.V. bis zum 15.12. des Kalenderjahres an die Geschäftsstelle. Ein Formular für den Tätigkeitsbericht steht zur Verfügung. Die Tätigkeitsberichte der Unterausschüsse sollten dem Fachausschuss-Vorsitzenden zur Kenntnis gegeben werden. Erarbeitete Schulungsunterlagen werden durch den betreffenden Fachausschuss fachlich überprüft (vgl. GO ABAF, Abschn. 8, Ausgabe 22.01.2016).

10.   Veröffentlichungen und Aufstellung technischer Regeln

Die Fachausschüsse der DGZfP e.V. erarbeiten in fachlicher Verantwortung technische Regeln in Form von Richtlinien, Merkblättern und Handbüchern, wenn die Herausgabe von DIN-Normen auf dem bestimmten Fachgebiet nicht möglich oder zweckmäßig ist oder eine Ergänzung vorhandener Normen sinnvoll erscheint. In diesem Zusammenhang arbeiten sie fachlich mit den entsprechenden Arbeitsausschüssen des DIN zusammen.
Veröffentlichungen des Fachausschusses bedürfen der Zustimmung des Vorstandes der DGZfP e.V. Herausgeber der Regelwerke ist die DGZfP e. V.
Für die Erstellung von Regelwerken steht eine Richtlinien-Vorlage zur Verfügung. Für das in Regelwerken veröffentlichte Bildmaterial ist bei den Autoren ein Vertrag über die Nutzung von Bildmaterial und für Textmaterial eine Nutzungs- und Urheberrechtsvereinbarung einzuholen.
Eine Aktualitätsprüfung der DGZfP-Regelwerke ist spätestens 5 Jahre nach der Herausgabe und dann turnusmäßig im 5-Jahres-Abstand erforderlich. Es sollte insbesondere der neueste technische Stand der Forschung und Entwicklungen berücksichtigt werden und die Aktualisierung der zitierten technischen Regeln (z.B. Normen) vorgenommen werden. DGZfP-Regelwerke können vom betreffenden Fachausschuss zurückgezogen werden, wenn neue Normen auf diesem Gebiet das Regelwerk ersetzen.

11.   Archivierung der Fachausschuss- und Unterausschuss-Dokumente

Für jedes Gremium steht auf der DGZfP-Web-Seite ein Dokumentenordner zur Verfügung. Die Einladungen, Berichte, Anlagen, Anwesenheitslisten und Arbeitsunterlagen usw. werden hochgeladen und archiviert. Der Web-Ordner ist nur den jeweiligen Mitgliedern des Gremiums zugänglich. Jedes Mitglied erhält Lese -und Schreibrechte sowie die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen. Die Fachausschuss-Vorsitzenden haben Leseberechtigung für die zugehörigen Unterausschüsse.
Um den Zugriff auf den Web-Ordner zu erhalten, muss ein „User Account“ und ein persönlicher „ID-Code“ auf der DGZfP-Web-Seite von jedem Mitglied selbst eingerichtet werden.
Eine Benachrichtigung über neu eingestellte Dokumente erhält jedes Mitglied, wenn er die Funktion „Abonnieren“ aktiviert.
Die FAQ auf der DGZfP-Web-Seite geben Hilfestellung.
Die Mitgliederlisten enthalten die Kontaktdaten und sind im geschützten Bereich auf der DGZfP-Homepage nur für die betreffenden Mitglieder einsehbar. Damit die kompletten Kontaktdaten angezeigt werden können, muss eine Einverständniserklärung des Mitglieds vorliegen.

12.   Auflösung eines Fachausschusses

Ein Fachausschuss wird aufgelöst, insbesondere nach Erledigung der Aufgaben,
a) durch Beschluss des Ausschusses mit 2/3-Mehrheit und Zustimmung des Vorstandes oder b) durch das Organ, das die Gründung veranlasst hat.

 

Die vorliegende Fassung wurde am 19.20.2017 vom Beirat der DGZfP freigegeben.

 

Mitgliedern der Fach- und Unterausschüsse stehen die im Text gekennzeichneten Formulare nach Anmeldung auf der Web-Seite zur Verfügung.